Metiéndome en camisa de once varas
O de como organicé un evento internacional sin antes haber organizado ni una pollada
Todo comenzó hace poco mas de un año en un país lejano, cuando luego de una charla en un evento -en el cual se anunció que habría otro evento al año siguiente- me acerqué a la expositora e inocentemente le pregunté: Crees que podría hacerse este otro evento junto al que has anunciado?
Ok, estoy siendo deliberadamente críptico. Siempre me dicen que lo soy. Seré pues. Aguántenme. Prometo ser claro al final.
Ella dijo sí. Yo quedé contento. No se habló del tema en un par de meses. Luego le escribí: Hola, recuerdas lo que hablamos? Claro, respondió, te sugiero que hables con Fulano para que avances el tema. Lo hice. Fulano aceptó la idea y pasó a ser el líder del evento, conmigo como creador/asesor/co-líder. Empezamos a avanzar, pero también empezaron las complicaciones.
Soy aceptablemente bilingüe, pero a veces se necesita ser trilingüe. El evento iba a ser en un país con un idioma que no hablo, y tenía que coordinar con gente que tampoco hablaba mis idiomas. Ahí debí ver la primera red flag, como dicen los milennials. Pero soy Tauro, encarno la terquedad.
Si ustedes han organizado aunque sea el cumpleaños de la bendi, sabrán que todo parte de cuanta gente se espera, de cuanto dinero hay o habrá. Si han organizado un evento para una empresa pues el evento viene bien bonito él con su presupuesto y solo hay que ser creativo e invitar a la gente. Bueno, segunda red flag: ninguna de las dos opciones era mi caso. No se sabía cuanta gente asistiría, no había presupuesto. Con lo que a mi me gusta pedir dinero.
A pesar de todo eso la cosa iba funcionando, pasaron unos meses, se armaron equipos de trabajo, se empezó a hacer estimaciones de la cantidad de dinero que se necesitaba, de la programación que se podía ofrecer para hacer atractivo el evento, etc. Entonces -tercera red flag- cayó la bomba nuclear: Booom! Fulano renunciaba a seguir liderando la organización del evento. Y varios del equipo se fueron con él.
Nunca indagué por los motivos reales de la renuncia más allá de los dados “oficialmente”, de repente en verdad eran esos. Yo tenía mis propias sospechas y en base a ellas, o mejor dicho, a pesar de ellas decidí seguir con la organización del evento, ahora liderándolo más o menos abiertamente. Pobre de mi.
A pocos meses de la fecha programada para el evento, no había un solo dólar comprometido, a pesar de las muchas peticiones que Fulano había enviado a diferentes organizaciones. Puedo mencionar eso como cuarta red flag? Debo confesarlo: me deprimí. Por cinco minutos al menos. Otra confesión: no soy bueno para eso. Cuando me deprimo me aburro, cuando me aburro empiezo a pensar qué hacer. El caos es mi guía y con él nada me faltará.
El equipo que quedó estaba un poco -por decir lo menos- desanimado, y yo no soy precisamente un líder motivador, pero me las arreglé para mantener el barco navegando y empezar a trabajar de cerca con quienes mas identificados con el proyecto estaban. Pero seguía sin haber dinero.
Recurrí a contactos para que me referenciaran otros contactos, que quizás pudieran interesarse en financiar el evento. “No”, “difícil”, “este año no”. Envié más emails, pensé en gente a la que no veía hace siglos, conversé con algunos, les escribí a otros. Nada. Hablando en términos futboleros: el arco estaba cerrado.
Entonces me acordé de alguien de mi segundo dream job. Todos hemos tenido un dream job, yo he tenido la suerte de tener dos. Lo había visto hacía poco cuando luego de años cayó de nuevo por Medellín, así que no era como aparecerse de la nada a pedir algo. Le escribí. Me contestó. “Conoces a Mengano?”, “No”. “Bueno, Mengano, este es Juan, le puedes ayudar en lo que necesita?” Y Mengano me ayudó.
Ustedes dirán: perfecto, ya se solucionó todo. Pues no. En un evento de este tipo nada esta resuelto hasta que ha terminado. Problemas era lo que sobraba, pero al menos ahora había como solucionarlos. Y efectivamente los problemas fueron apareciendo y solucionándose. Que el local que nos habían asegurado ya no pueden darlo, que el precio de los pasajes ya subió, que cambios de ultimo minuto en la programación, que… bueno, no quiero aburrirlos con detalles.
Llegado el momento tuve que viajar todo un día y pasar por cinco aeropuertos para llegar a destino, que no es que estuviera terriblemente lejos, pero en otra ocasión hablaremos de las aerolíneas y como te pueden complicar los viajes si quieres ahorrarte unos pesos. Ya en destino tocó conocer por fin a gente con la que había hablado casi a diario por meses, acordar cosas, coordinar otras.
Finalmente en la mañana pactada me paré delante de los asistentes y luego de unas pocas palabras declaré inaugurado el evento. Pero ni crean que ahí terminó todo. Durante dos días no tuve paz con una y otra consulta, pedido o requerimiento de ponentes, coorganizadores y público en general. El precio de la fama.
Al final de esos dos días y luego de cerrar oficialmente el evento me pregunté si había valido la pena. Y sí, lo valió. Ver los rostros felices de los asistentes por finalmente conocer a alguien que es un referente en su campo, por haber escuchado charlas inspiradoras, por haber asistido a talleres donde aprendieron algo nuevo. Recibir varias felicitaciones por haber organizado un buen evento fue el pago justo por tanto esfuerzo y desvelo.
Han escuchado acerca del narrador no fiable? si no andan metidos en temas literarios probablemente no, pero el término es casi autodescriptivo, cierto? bueno, ese soy yo, les prometí algo y no lo voy a cumplir. Y me río mientras se los digo.
Pero si pensaron que aquí termina la historia pues no. Resulta que mientras padecía por lograr que este evento saliera a flote, estaba además trabajando para asegurar la siguiente edición del mismo en el 2025. Y también lo logré. Así que pronto estaré pasando de nuevo por el mismo proceso que les acabo de contar, esperando que la experiencia de este año sirva para mejorarlo. Sarna con gusto no pica dicen. Y es que en realidad, esto… lo hago para divertirme.
Y esto es todo. Esta vez no hay secciones complementarias relacionadas porque descubrirían de que evento hablo… aunque quienes me conocen saben de que evento se trata prefiero mantenerlo así, porque en realidad soy un tipo tímido y humilde.
¡Que tengan un buen día!